项目沟通管理

释放双眼,带上耳机,听听看~!

项目沟通管理

  • 项目沟通管理包括为确保项目信息及时且恰当地规划、收集、生成、发布、存储、检索、管理、控制、监督和最终处置所需的各个过程。
  • 项目经理的绝大多数时间多用于与团队成员和其他干系人的沟通

分类

内部

项目内

外部

客户、供应商、公众

正式

报告、会议记录、简报

非正式

备忘录、即兴讨论

垂直

上下级之间

水平

同级之间

官方

新闻通讯、年报

非官方

私下的沟通

书面 口头、身体语言

通用沟通技能

  • 主动倾听和有效倾听
  • 通过提问、探询意见和了解情况,确保更好地理解
  • 开展教育,增加团队知识,以便更有效地沟通
  • 寻求事实,以识别或确认信息
  • 设定和管理期望
  • 说服个人、团队或组织采取行动
  • 通过激励来鼓舞士气或重塑信心
  • 通过训练来改进绩效和取得期望结果
  • 通过协商,达成各方都能接受的协议
  • 解决冲突,防止破坏性影响
  • 概述、重述,并确定后续步骤

规划沟通管理

  • 定义:根据干系人的信息需要和要求及组织的可用资产情况,制定合适的项目沟通方式和计划
  • 作用:识别和记录与干系人的最有效率且最有效果的沟通方式

需要考虑

  • 谁需要什么信息和谁有权接触这些信息
  • 他们什么时候需要信息
  • 信息应存储在什么地方
  • 信息应以什么形式存储
  • 如何检索这些信息
  • 是否需要考虑时差、语言障碍和跨文化因素等

规划沟通管理

输入

工具与技术

输出

  1. 项目管理计划
  2. 干系人登记册
  3. 事业环境因素
  4. 组织过程资产
  1. 沟通需求分析
  2. 沟通技术
  3. 沟通模型
  4. 沟通方法
  5. 会议
  1. 沟通管理计划
  2. 项目文件更新

沟通需求分析

  • 确定项目干系人的信息需求(信息的类型/格式/价值)
  • 2-2沟通渠道数:n(n-1)/2
  • 用于识别和确定项目沟通需求的信息包括:组织结构图;组织与干系人之间的责任关系;项目涉及的学科、部门和专业;有多少人在什么地点参与项目;内部/外部信息需要;干系人登记册中干系人信息和沟通需求。

沟通技术

简短的谈话、冗长的会议、简单的书面文件、可在线查询的广泛资料

影响沟通技术选择的因素包括:

  • 信息需求的紧迫性
  • 技术的可用性
  • 易用性
  • 项目环境
  • 信息的敏感性和保密性

沟通模型

沟通方法

交互式沟通

  • 在两方或多方之间进行多向信息交换
  • 如:会议、电话、即时通讯、视频会议等

推式沟通

  • 把信息发送给需要接收这些信息的特定接收方确保信息发送,不确保送达
  • 如:信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语音邮件、日志、新闻稿等

拉式沟通

  • 用于信息量很大或受众很多的情况接受者自主自行地访问信息内容
  • 如:企业内网、电子在线课程、经验教训数据库、知识库等

沟通管理计划

描述将如何对项目沟通进行规划,结构化和监控

包括:

  • 干系人的沟通需求;
  • 需要沟通的信息,包括语言、格式、内容、详细程度;
  • 发布信息的原因;
  • 发布信息及告知收悉或作出回应的时限和频率;
  • 负责沟通相关信息的人员;
  • 负责授权保密信息发布的人员;
  • 将要接收信息的个人或小组;
  • 传递信息的技术或方法,如备忘录、电子邮件;
  • 为沟通活动分配的资源,包括时间和预算;
  • 问题升级程序;
  • 随项目进展,对沟通管理计划进行更新与优化的方法;
  • 通用术语表;
  • 项目信息流向图、工作流程、报告清单、会议计划等;
  • 沟通制约因素,特定的法律法规、组织政策等

管理沟通

  • 定义:根据沟通管理计划,生成、收集、分发、存储、检索及最终处置项目信息
  • 作用:促进项目干系人之间实现有效率且有效果的沟通

相关技术

  • 发送-接收模型
  • 媒介选择
  • 写作风格
  • 会议管理技术
  • 演示技术
  • 引导技术
  • 倾听技术

管理沟通

输入

工具与技术

输出

  1. 沟通管理计划
  2. 工作绩效报告
  3. 事业环境因素
  4. 组织过程资产
  1. 沟通技术
  2. 沟通模型
  3. 沟通方法
  4. 信息管理系统
  5. 报告绩效
  1. 项目沟通
  2. 项目管理计划更新
  3. 项目文件更新
  4. 组织过程资产更新

工作绩效报告

  • 4.4-监控项目工作的输出
  • 汇集了项目绩效和状态信息,可用于促进讨论和建立沟通
  • 要求:全面性、准确性、及时性

信息管理系统

  • 纸质文件管理:信件、备忘录、报告和新闻稿;
  • 电子通信管理:电子邮件、传真、语音信箱、电话、视频和网络会议、网站和网络出版;
  • 项目管理电子工作:基于网页界面的进度管理工具和项目管理软件、会议和虚拟办公支持软件、门户网站和协同工作管理工具

报告绩效

较为详尽的报告可能包括:

  • 对过去绩效的分析
  • 项目预测分析,包括时间与成本
  • 风险和问题的当前状态
  • 本报告期完成的工作
  • 下个报告期需要完成的工作
  • 本报告期被批准的变更的汇总
  • 需要审查和讨论的其他相关信息

项目沟通

  • 包括:绩效报告、可交付成果状态、进度进展情况和已发生的成本
  • 影响因素:信息的紧急性和影响、信息传递方法、信息机密程度

控制沟通

  • 定义:在整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制的过程,以确保满足项目干系人对信息的需求
  • 作用:随时确保所有沟通参与者之间的信息流动的最优化

控制沟通

输入

工具与技术

输出

  1. 项目管理计划
  2. 项目沟通
  3. 问题日志
  4. 工作绩效数据
  5. 组织过程资产
  1. 信息管理系统
  2. 专家判断
  3. 会议
  1. 工作绩效信息
  2. 变更请求
  3. 项目管理计划更新
  4. 项目文件更新
  5. 组织过程资产更新

 

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文章标题:项目沟通管理
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信息系统

项目人力资源管理

2020-7-15 22:13:28

信息系统

项目风险管理

2020-7-17 10:04:40

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