项目沟通管理

• 项目沟通管理包括为确保项目信息及时且恰当地规划、收集、生成、发布、存储、检索、管理、控制、监督和最终处置所需的各个过程。
• 项目经理的绝大多数时间多用于与团队成员和其他干系人的沟通

分类

通用沟通技能

• 主动倾听和有效倾听
• 通过提问、探询意见和了解情况，确保更好地理解
• 开展教育，增加团队知识，以便更有效地沟通
• 寻求事实，以识别或确认信息
• 设定和管理期望
• 说服个人、团队或组织采取行动
• 通过激励来鼓舞士气或重塑信心
• 通过训练来改进绩效和取得期望结果
• 通过协商，达成各方都能接受的协议
• 解决冲突，防止破坏性影响
• 概述、重述，并确定后续步骤

规划沟通管理

• 定义：根据干系人的信息需要和要求及组织的可用资产情况，制定合适的项目沟通方式和计划
• 作用：识别和记录与干系人的最有效率且最有效果的沟通方式

需要考虑

• 谁需要什么信息和谁有权接触这些信息
• 他们什么时候需要信息
• 信息应存储在什么地方
• 信息应以什么形式存储
• 如何检索这些信息
• 是否需要考虑时差、语言障碍和跨文化因素等

沟通需求分析

• 确定项目干系人的信息需求（信息的类型/格式/价值）
• 2-2沟通渠道数：n（n-1）/2
• 用于识别和确定项目沟通需求的信息包括：组织结构图；组织与干系人之间的责任关系；项目涉及的学科、部门和专业；有多少人在什么地点参与项目；内部/外部信息需要；干系人登记册中干系人信息和沟通需求。

沟通技术

简短的谈话、冗长的会议、简单的书面文件、可在线查询的广泛资料

影响沟通技术选择的因素包括：

• 信息需求的紧迫性
• 技术的可用性
• 易用性
• 项目环境
• 信息的敏感性和保密性

沟通模型

沟通方法

交互式沟通

• 在两方或多方之间进行多向信息交换
• 如：会议、电话、即时通讯、视频会议等

推式沟通

• 把信息发送给需要接收这些信息的特定接收方确保信息发送，不确保送达
• 如：信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语音邮件、日志、新闻稿等

拉式沟通

• 用于信息量很大或受众很多的情况接受者自主自行地访问信息内容
• 如：企业内网、电子在线课程、经验教训数据库、知识库等

沟通管理计划

描述将如何对项目沟通进行规划，结构化和监控

包括：

• 干系人的沟通需求；
• 需要沟通的信息，包括语言、格式、内容、详细程度；
• 发布信息的原因；
• 发布信息及告知收悉或作出回应的时限和频率；
• 负责沟通相关信息的人员；
• 负责授权保密信息发布的人员；
• 将要接收信息的个人或小组；
• 传递信息的技术或方法，如备忘录、电子邮件；
• 为沟通活动分配的资源，包括时间和预算；
• 问题升级程序；
• 随项目进展，对沟通管理计划进行更新与优化的方法；
• 通用术语表；
• 项目信息流向图、工作流程、报告清单、会议计划等；
• 沟通制约因素，特定的法律法规、组织政策等

管理沟通

• 定义：根据沟通管理计划，生成、收集、分发、存储、检索及最终处置项目信息
• 作用：促进项目干系人之间实现有效率且有效果的沟通

相关技术

• 发送-接收模型
• 媒介选择
• 写作风格
• 会议管理技术
• 演示技术
• 引导技术
• 倾听技术

工作绩效报告

• 4.4-监控项目工作的输出
• 汇集了项目绩效和状态信息，可用于促进讨论和建立沟通
• 要求：全面性、准确性、及时性

信息管理系统

• 纸质文件管理：信件、备忘录、报告和新闻稿；
• 电子通信管理：电子邮件、传真、语音信箱、电话、视频和网络会议、网站和网络出版；
• 项目管理电子工作：基于网页界面的进度管理工具和项目管理软件、会议和虚拟办公支持软件、门户网站和协同工作管理工具

报告绩效

较为详尽的报告可能包括：

• 对过去绩效的分析
• 项目预测分析，包括时间与成本
• 风险和问题的当前状态
• 本报告期完成的工作
• 下个报告期需要完成的工作
• 本报告期被批准的变更的汇总
• 需要审查和讨论的其他相关信息

项目沟通

• 包括：绩效报告、可交付成果状态、进度进展情况和已发生的成本
• 影响因素：信息的紧急性和影响、信息传递方法、信息机密程度

控制沟通

• 定义：在整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制的过程，以确保满足项目干系人对信息的需求
• 作用：随时确保所有沟通参与者之间的信息流动的最优化